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Facturation au clientConfigurer vos modèles de courriel et défauts de facture

Configurer vos modèles de courriel et défauts de facture

Toutes les valeurs par défaut utilisées par Lumos lors de la création d’une facture (modèle de courriel, notes en pied de PDF, instructions de paiement) sont centralisées dans Configuration Entreprise > Soumission & Facture. Cette page décrit chaque section et les bonnes pratiques pour la configurer une fois pour toutes.

Accéder aux paramètres

Page Configuration Entreprise > Soumission & Facture avec onglets et sections de configuration

Dans la barre latérale, ouvrez Paramètres > Configuration Entreprise, puis cliquez sur l’onglet Soumission & Facture.

Un bandeau d’information rappelle : « Définissez les textes par défaut pour les notes et instructions de paiement. Ces valeurs seront pré-remplies lors de la création de nouvelles factures, mais pourront être modifiées pour chaque facture. »

Onglets Français / Anglais

Tout en haut de la page, deux onglets vous laissent configurer les modèles indépendamment dans chaque langue. Si vous travaillez avec une clientèle bilingue, prenez le temps de configurer les deux versions — Lumos sélectionnera automatiquement la bonne langue selon la langue du projet.

Section 1 — Modèle de courriel de soumission

Éditeur riche du modèle de courriel avec barre d'outils et variables sous forme d'étiquettes

Ce modèle est utilisé lors de l’envoi d’une soumission (chapitre 5). Il est édité dans un éditeur riche qui supporte :

  • Mise en forme (gras, italique, listes, niveaux de titres).
  • Variables entre {{ }} qui se remplacent automatiquement à l’envoi (voir 11.4 Variables disponibles).
  • Liens cliquables.

Le modèle Lumos par défaut couvre :

  • Une formule d’accueil.
  • Les détails de l’inspection (adresse, date et heure, prix taxes incluses).
  • La norme applicable et un lien vers la norme BNQ.
  • Une demande de documents préalables (déclaration du vendeur, garantie GCR, rapports antérieurs).
  • Les accès à prévoir (entre-toit, plomberie, panneau électrique, toit).
  • L’engagement sur le délai de remise du rapport.
  • Une recommandation de présence du requérant.

Bouton Réinitialiser le texte par défaut disponible si vous voulez revenir au modèle Lumos initial.

Section 2 — Modèle de courriel de facture

Ce modèle est utilisé lors de l’envoi d’une facture finale (chapitre 11). Même éditeur, mêmes variables. Le modèle par défaut est plus court :

  • Formule d’accueil.
  • Référence à l’inspection réalisée (adresse + date).
  • Annonce du montant total et des modalités de paiement.
  • Invitation à contacter en cas de question.
  • Signature avec votre nom et votre entreprise.

Comme pour la soumission, vous pouvez modifier librement le contenu et utiliser {{ }} pour insérer des valeurs dynamiques.

Section 3 — Information sur la facture (PDF)

Deux champs de texte simple alimentent le pied du PDF de la facture (pas du courriel) :

Notes par défaut

Texte libre placé en bas de la facture, en dessous du total. Usage typique :

  • Message de remerciement (« Merci de votre confiance »).
  • Politique de garantie ou de modifications.
  • Conditions de paiement (délais, pénalités de retard).
  • Mentions légales spécifiques.

Instructions de paiement par défaut

Texte spécifique aux modalités de paiement, séparé des notes pour qu’il soit identifiable. Usage typique :

  • Bénéficiaire et adresse pour les chèques.
  • Adresse Interac e-Transfer.
  • Coordonnées bancaires pour virement.
  • Acceptation ou refus de l’argent comptant.

Exemple : « Veuillez adresser vos paiements à l’ordre de SupaDupa Inspection Inc. ou par Interac à paiement@supadupa.com »

Section 4 — Conseils

En bas de la page, Lumos rappelle trois bonnes pratiques :

  • Inclure vos méthodes de paiement préférées et leurs détails dans les instructions.
  • Définir des valeurs distinctes pour le français et l’anglais.
  • Personnaliser au cas par cas si nécessaire — les valeurs par défaut peuvent toujours être modifiées avant l’envoi d’une facture spécifique.

Sauvegarde

Lumos sauvegarde automatiquement vos modifications. Un indicateur Sauvegardé à HH:MM s’affiche en haut à droite quand les changements sont enregistrés.

Bonnes pratiques de configuration

  • Testez vos modèles en envoyant une facture à votre propre courriel avant de les utiliser avec un vrai requérant.
  • Évitez les variables qui pourraient ne pas se résoudre dans certains cas (par exemple {{ Inspection Time }} si l’heure n’est pas saisie).
  • Restez concis — les courriels longs sont moins lus.
  • Mettez à jour la signature si votre nom commercial ou votre numéro de téléphone change.

Voir aussi

Dernière mise à jour le
Le contenu de la facture PDFVariables disponibles dans les modèles de courriel