Bonnes pratiques d’organisation

Avec un volume modeste, Lumos reste navigable sans rituel particulier. À partir de quelques dizaines de projets actifs ou plusieurs centaines en archives, quelques pratiques aident à garder l’inventaire utilisable. Cette page rassemble celles qui se révèlent utiles dans la pratique.

Nommage des projets

À la création, Lumos propose un nom par défaut basé sur l’adresse (« Projet 3669 Rue Orléans »). Ce nommage automatique a deux avantages :

Cohérence entre tous vos projets.
Recherche fiable par adresse.

Il a un inconvénient : si vous gérez beaucoup de projets, l’identification visuelle uniquement par adresse demande un effort. Quelques options pour personnaliser :

Préfixer par le nom du requérant (« Mercier — 3669 Rue Orléans ») pour faciliter la recherche par client.
Suffixer par le type (« 3669 Rue Orléans — Pré-achat ») quand vous mélangez pré-achat et pré-réception sur la même adresse.
Préfixer par un code interne si vous avez votre propre numérotation.

À éviter : changer radicalement la convention en cours de route — la cohérence vaut mieux qu’une optimisation locale.

Rythme d’archivage

Quelques inspecteurs archivent chaque projet dès la facture payée. D’autres conservent tout en Actifs jusqu’à la fin de l’année fiscale puis font une vague d’archivage. Les deux approches sont valides ; choisissez selon votre style :

Archivage continu — la liste Actifs reste courte et lisible, le tri par date récente reflète vraiment l’activité du moment.
Archivage par vague — moins de gestes au quotidien, mais la liste Actifs gonfle.

L’archivage continu est généralement plus confortable au-delà de 50 projets actifs simultanés.

Gestion des doublons d’adresse

Lumos ne détecte pas automatiquement les adresses dupliquées. Si vous créez un projet pour « 3669 Rue Orléans » et que six mois plus tard un autre requérant achète la même propriété, Lumos crée un deuxième projet distinct sans alerte.

C’est intentionnel : la même propriété peut légitimement faire l’objet de plusieurs projets (acheteurs successifs, pré-achat puis pré-réception, etc.). À vous d’utiliser la recherche par adresse avant de créer pour vérifier l’existant.

Si vous voulez consolider plusieurs inspections sur la même adresse pour le même requérant, ajoutez les inspections au même projet (la fiche projet supporte plusieurs inspections via le bouton Nouvelle Inspection).

Photo personnalisée vs Streetview

Lumos prend par défaut une image Google Streetview pour chaque projet. Avantages :

Aucun effort de votre part.
Identification visuelle immédiate dans la grille.

Limites :

Streetview n’est pas toujours à jour (la maison peut avoir changé).
Certaines adresses rurales ou nouveaux développements n’ont pas de Streetview.
L’angle peut ne pas mettre en valeur la propriété.

Quand votre première visite vous amène à prendre une photo de façade, prenez l’habitude de la téléverser comme image de couverture du projet (modifier le projet → photo personnalisée). La grille devient nettement plus reconnaissable.

Recherche avant action

Avant de créer un nouveau projet pour un requérant existant, cherchez son nom dans la barre de recherche. Vous éviterez :

Les doublons quand le requérant fait son retour pour une nouvelle inspection.
La fragmentation de l’historique — un même requérant avec deux fiches contacts non liées.

Avant d’archiver ou de supprimer, ouvrez le projet pour vérifier son état (inspections, factures impayées). L’archivage est sans risque ; la suppression ne l’est pas.

Sauvegardes locales

Au-delà de la conservation native, téléchargez périodiquement un .zip de l’ensemble de vos projets (ou par tranche annuelle), via Export. Voir 12.6 Sauvegarde et restauration.

Stockez le .zip en lieu sûr (disque chiffré, cloud à authentification forte). C’est votre filet de sécurité indépendant de Lumos.

Synthèse des règles d’or

Archivez plutôt que supprimer chaque fois que vous hésitez.
Cherchez avant de créer un nouveau projet pour un requérant existant.
Personnalisez la photo dès la première visite si Streetview n’est pas représentatif.
Sauvegardez localement au moins une fois par trimestre.
Restez cohérent dans votre convention de nommage.