Gérer une convention attachée
Une fois la convention envoyée avec la soumission, elle apparaît sur la fiche de l’inspection, accompagnée de trois actions. Cette page décrit chacune des actions, quand l’utiliser, et ce qui se passe quand vous retirez ou renvoyez une convention.
Où trouver les actions
Sur la fiche d’inspection, dans la section dédiée aux documents contractuels, la ligne Convention de service affiche :
- Le nom du modèle utilisé (par exemple « Convention de service AIBQ »).
- La date d’attachement (par exemple « Jointe le 04/05/2026 »).
- Trois icônes à droite : œil (voir), avion (envoyer le PDF), poubelle rouge (retirer).
Action 1 — Voir la convention
L’icône œil ouvre la convention dans un nouvel onglet du navigateur. Vous voyez le PDF tel qu’il a été envoyé au requérant : pré-rempli, avec les annexes, prêt à signer.
À utiliser pour :
- Vérifier ce qui a été envoyé — par exemple si vous avez un doute sur les options cochées (Annexe B, attestation d’exécution).
- Renvoyer le contenu au requérant par un autre canal — vous téléchargez le PDF et l’envoyez par WhatsApp, par exemple.
- Conserver une copie dans vos dossiers internes.
L’action est en lecture seule : vous ne pouvez pas modifier le PDF depuis Lumos.
Action 2 — Envoyer le PDF (renvoi du courriel)
L’icône avion renvoie le courriel original (avec la convention en pièce jointe) au requérant. Le courriel reproduit le contenu de l’envoi initial : texte d’accompagnement, soumission, convention, options et documents joints.
À utiliser pour :
- Relancer un requérant qui ne répond pas — au bout de quelques jours, un renvoi peut suffire à débloquer.
- Compenser un courriel perdu — si le requérant dit ne pas avoir reçu votre courriel initial.
- Envoyer à une nouvelle adresse — si le requérant change de courriel ou demande l’envoi à un courriel partagé avec son conjoint.
Lumos n’envoie pas de relance automatique. C’est à vous de décider du bon moment pour renvoyer ou contacter directement le requérant. Trois à cinq jours sans réponse est une fenêtre raisonnable pour relancer.
Action 3 — Retirer la convention
L’icône poubelle rouge retire la convention de l’inspection. C’est une action définitive côté Lumos :
- La convention est retirée de la fiche d’inspection.
- Le PDF de la convention attachée n’est plus accessible depuis l’inspection.
- L’inspection se retrouve sans convention attachée.
Quand retirer une convention
Trois cas typiques :
- Vous devez modifier la convention — Lumos n’attache qu’une seule convention par inspection. Si vous voulez changer le modèle (par exemple passer de BNQ à AIBQ), ajouter une annexe oubliée (Copropriété divise), ou ajuster un prix qui a un impact contractuel, vous retirez la convention actuelle et vous en envoyez une nouvelle. La procédure est : retirer + refaire.
- L’inspection est annulée — si le requérant se désiste avant la signature, vous pouvez retirer la convention pour clarifier le statut de l’inspection.
- Erreur d’envoi — si vous avez envoyé la convention au mauvais requérant ou avec les mauvaises options et que vous voulez recommencer.
Effets côté Lumos
Le retrait :
- Ne notifie pas le requérant. Si la convention a été envoyée mais pas encore signée, le requérant garde le PDF dans son courriel — c’est à vous de l’informer si nécessaire.
- Ne supprime pas la soumission liée. Les deux documents sont gérés indépendamment.
- Permet d’attacher une nouvelle convention via le flux Préparer une soumission, ou via une action dédiée selon le cas.
Le retrait est définitif. Avant de retirer, ouvrez la convention via l’icône œil et téléchargez le PDF si vous voulez en conserver une copie hors Lumos. Une fois retirée, la version archivée dans Lumos n’est plus accessible.
Modifier une convention sans la retirer
Vous ne pouvez pas modifier directement une convention attachée. La convention est figée au moment de l’envoi. Toute modification (changement de modèle, ajout d’annexe, correction de tarif, mise à jour de la date d’inspection) passe par le retrait + re-envoi.
C’est un choix de design : la convention est un document contractuel, et toute modification doit être tracée par un nouvel envoi.
Une seule convention par inspection
Lumos n’attache qu’une seule convention par inspection. Vous ne pouvez pas avoir simultanément deux conventions actives (par exemple une AIBQ et une BNQ) sur la même inspection. Si une renégociation amène à changer la convention, le flux est :
- Retirer la convention actuelle.
- Préparer une nouvelle soumission (qui re-génère et attache la nouvelle convention).
Voir aussi
- 10.0 Vue d’ensemble — convention vs soumission
- 10.4 Signature de la convention par le requérant
- 10.7 Archivage et accès historique
- Suivi de la soumission — la fiche d’inspection après envoi