Contrats et conventions — vue d’ensemble
Lorsque vous démarrez une inspection en envoyant une soumission à votre requérant, deux documents partent ensemble dans le même courriel mais jouent des rôles différents : la convention de service et la soumission. Ce chapitre clarifie ce qu’ils sont, comment ils se signent, et comment vous les gérez sur la fiche d’inspection.
Deux documents, deux rôles
La convention de service
C’est le contrat légal qui encadre votre prestation. Elle définit l’étendue du mandat, les obligations de chaque partie, les limitations de responsabilité, les exclusions standards, les modalités de paiement et les recours. Selon votre affiliation, le format change :
- AIBQ — formulaire officiel de l’Association des inspecteurs en bâtiment du Québec.
- APCHQ — formulaire officiel de l’Association des professionnels de la construction et de l’habitation du Québec.
- BNQ — modèle Lumos par défaut, compatible avec la norme BNQ 3009-500, utilisable par tous les inspecteurs.
- Personnalisé — modèles que vous créez vous-même dans Configuration Entreprise > Contrats de Service.
Voir 10.2 Les modèles disponibles.
La soumission
C’est le devis qui détaille le prix. Elle reprend les articles (inspection principale, options, suppléments), applique les taxes (TPS, TVQ), affiche le total et fait office de proposition commerciale. La soumission est générée dynamiquement par Lumos avec votre image de marque (logo, coordonnées, numéros TPS/TVQ/NEQ).
Voir 10.5 La soumission et sa signature en ligne.
Une distinction importante : la signature
| Document | Où il se signe | Comment |
|---|---|---|
| Soumission | Dans Lumos, en ligne | Le requérant clique, signe à la souris ou au doigt, et la soumission passe au statut Signée |
| Convention de service | Hors Lumos | Le requérant la signe avec Adobe Acrobat (ou un équivalent) ou en l’imprimant ; il vous la renvoie par courriel ou en main propre |
La signature en ligne de la convention est sur la feuille de route Lumos. Aujourd’hui, seule la soumission peut être signée et approuvée directement dans Lumos. Pour la convention, vous gérez la signature avec votre requérant en dehors de l’application.
Comment les deux voyagent ensemble
Au moment où vous préparez une soumission (chapitre 5.4), Lumos prépare un courriel unique qui contient :
- Le PDF de la soumission, avec votre branding et le détail des articles.
- Le PDF de la convention de service de votre association, pré-rempli avec le nom du requérant, l’adresse, la date et les conditions.
- Optionnellement : la Norme de pratique BNQ, des documents du projet, l’attestation d’exécution.
Une fois le courriel envoyé, l’inspection est créée et les deux documents apparaissent sur la fiche d’inspection — chacun avec ses propres actions.
Sur la fiche d’inspection
Une fois envoyés, les deux documents se gèrent indépendamment :
- La convention est Jointe le DD/MM/AAAA. Vous pouvez la voir, la renvoyer par courriel, ou la retirer.
- La soumission est En attente de signature puis Signée le DD/MM/AAAA. Vous pouvez la consulter à tout moment.
Voir 10.6 Gérer une convention attachée.
Une seule convention par inspection
Lumos n’attache qu’une seule convention à une inspection donnée. Si vous devez la modifier (par exemple parce que le tarif change après une renégociation, ou parce que le requérant souhaite ajouter l’annexe Copropriété divise), la procédure est :
- Retirer la convention actuelle de la fiche d’inspection.
- En envoyer une nouvelle avec les bonnes options.
Le retrait est définitif côté Lumos. Voir 10.6 Gérer une convention attachée.
Annexes et options
La convention peut être enrichie au moment de l’envoi avec :
- Annexe B — Copropriété divise (condo), ajoutée automatiquement si vous cochez l’option correspondante.
- L’attestation d’exécution, qui sera signée le jour de l’inspection sur place.
- La Norme de pratique en pièce jointe au courriel (PDF informatif, ne fait pas partie de la convention).
Voir 10.3 Annexes et options.
Archivage
Toute la documentation contractuelle reste accessible dans le projet et l’inspection concernée. Lumos n’offre pas de page consolidée multi-projets pour parcourir l’ensemble de vos contrats actifs : l’accès se fait toujours par le projet et l’inspection. Voir 10.7 Archivage et accès historique.
Voir aussi
- Démarrer une inspection avec soumission — le flux qui crée la convention et la soumission
- Suivi de la soumission — ce qui se passe après l’envoi
- Configuration Entreprise > Contrats de Service — où vos modèles sont configurés
- Chapitre 11 — Facturation — la facture finale après inspection