Contrats et conventions — vue d’ensemble
Lorsque vous démarrez une inspection avec soumission, deux documents voyagent ensemble jusqu’au portail client de votre requérant mais jouent des rôles différents : la convention de service et la soumission. Ce chapitre clarifie ce qu’ils sont, comment ils se signent, et comment vous les gérez dans le Centre des documents du projet.
Deux documents, deux rôles
La convention de service
C’est le contrat légal qui encadre votre prestation. Elle définit l’étendue du mandat, les obligations de chaque partie, les limitations de responsabilité, les exclusions standards, les modalités de paiement et les recours. Selon votre affiliation, le format change :
- AIBQ — formulaire officiel de l’Association des inspecteurs en bâtiment du Québec.
- APCHQ — formulaire officiel de l’Association des professionnels de la construction et de l’habitation du Québec.
- BNQ — modèle Lumos par défaut, compatible avec la norme BNQ 3009-500, utilisable par tous les inspecteurs.
- Personnalisé — modèles que vous créez vous-même dans Configuration Entreprise > Contrats de Service.
Voir 10.2 Les modèles disponibles.
La soumission
C’est le devis qui détaille le prix. Elle reprend les articles (inspection principale, options, suppléments), applique les taxes (TPS, TVQ), affiche le total et fait office de proposition commerciale. La soumission est générée dynamiquement par Lumos avec votre image de marque (logo, coordonnées, numéros TPS/TVQ/NEQ).
Voir 10.5 La soumission et sa signature en ligne.
Une distinction importante : la signature
| Document | Où il se signe | Comment |
|---|---|---|
| Soumission | En ligne, dans le portail client | Le requérant signe à la souris ou au doigt, et la soumission passe au statut Signée |
| Convention d’association (APCHQ, AIBQ) | En ligne, dans le portail client | Le requérant la lit, tape ses initiales et signe ; Lumos scelle le PDF et ajoute une page de certificat |
| Convention personnalisée | Hors Lumos | Vous l’envoyez en pièce jointe avec l’icône avion ; le requérant la signe avec Adobe Acrobat (ou un équivalent) ou en l’imprimant, puis vous la renvoie |
Une convention d’association peut aussi se signer hors ligne. Si un requérant préfère Acrobat ou le papier, envoyez-lui le PDF avec l’icône avion, puis téléversez la version signée reçue dans le Centre des documents. Voir 10.4 Signature de la convention.
Comment les deux voyagent ensemble
Au moment où vous préparez une soumission (chapitre 5.4), la fenêtre Générer les documents crée en brouillon, dans le Centre des documents du projet :
- La soumission, avec votre image de marque et le détail des articles.
- La convention de service de votre association, pré-remplie avec le nom du requérant, l’adresse, la date et les conditions.
- Selon vos cases : les préalables à l’inspection (AIBQ, APCHQ) et la Norme de pratique de votre association.
L’inspection est créée dès cette étape, mais rien n’est encore envoyé. Dans le Centre, Envoyer pour signature fait ensuite partir un seul courriel, sans pièce jointe : le requérant ouvre son portail client, y lit tout et signe la soumission et la convention, dans l’ordre qu’il veut.
Dans le Centre des documents
Sur la carte de l’inspection (onglet Inspections), chaque document apparaît en pastille avec son état — Soumission · signée, Convention · envoyée… Un clic sur une pastille ouvre le Centre des documents sur cette inspection, où les deux documents se gèrent indépendamment :
- La convention passe par Brouillon, Envoyée (ou Vue une fois ouverte dans le portail) puis Signée le …. Vous pouvez la voir, relancer le requérant, lui envoyer le PDF avec l’icône avion, ou la retirer tant qu’elle n’est pas signée.
- La soumission passe par Brouillon, Envoyée puis Signée le …. Vous pouvez la consulter à tout moment.
Voir 10.6 Gérer une convention attachée.
Une seule convention par inspection
Lumos n’attache qu’une seule convention à une inspection donnée. Si vous devez la modifier (par exemple parce que le tarif change après une renégociation, ou parce que le requérant souhaite ajouter l’annexe Copropriété divise), la procédure est :
- Retirer la convention actuelle dans le Centre des documents (possible tant qu’elle n’est pas signée).
- En générer une nouvelle avec les bonnes options, puis l’envoyer pour signature.
Le retrait est définitif côté Lumos. Voir 10.6 Gérer une convention attachée.
Annexes et options
La convention peut être enrichie au moment de la générer avec :
- Annexe B — Copropriété divise (condo), ajoutée automatiquement si vous cochez l’option correspondante.
- L’attestation d’exécution, qui sera signée le jour de l’inspection sur place.
- La Norme de pratique de votre association, un document à part (PDF informatif, ne fait pas partie de la convention) que le requérant lit dans son portail.
Voir 10.3 Annexes et options.
Archivage
Toute la documentation contractuelle reste accessible dans le projet et l’inspection concernée. Lumos n’offre pas de page consolidée multi-projets pour parcourir l’ensemble de vos contrats actifs : l’accès se fait toujours par le projet et l’inspection. Voir 10.7 Archivage et accès historique.
Voir aussi
- Démarrer une inspection avec soumission — le flux qui crée la convention et la soumission
- Suivi de la soumission — ce qui se passe après l’envoi
- Configuration Entreprise > Contrats de Service — où vos modèles sont configurés
- Chapitre 11 — Facturation — la facture finale après inspection