Gérer une convention attachée
Une convention de service attachée à une inspection se gère depuis le Centre des documents du projet, dans la vue Par inspection. Cette page décrit chaque action, quand l’utiliser, et ce qui se passe quand vous retirez une convention.
Où trouver les actions
Sur la carte de l’inspection (onglet Inspections), la pastille Convention indique l’état — à créer, brouillon, envoyée, signée — et un clic ouvre le Centre sur cette inspection. Là :
- sous ① Générer, la puce Convention de service (cliquez-la pour ouvrir sa fiche) ;
- sous ② Envoi et signatures, sa ligne à cocher, puis son état (à signer · brouillon, envoyé le …, signé le …) ;
- Voir tout déplie la ligne complète avec ses icônes.
Voir la convention
Voir (œil) ouvre la convention dans un nouvel onglet : le PDF prérempli tel que le client le lira, avec ses annexes. Une fois signée, c’est la copie scellée qui s’ouvre (initiales, signature, page de certificat).
À utiliser pour vérifier les options cochées avant l’envoi, ou télécharger une copie pour vos dossiers. L’action est en lecture seule.
Envoyer pour signature
Cochez la convention dans ② Envoi et signatures (elle l’est déjà quand elle est en brouillon) et cliquez Envoyer pour signature. La fenêtre du courriel s’ouvre, construite sur votre modèle de soumission, modifiable ; un seul courriel part, sans pièce jointe, avec le bouton Ouvrir mon portail client. Le client lit et signe dans son portail. Voir Signature de la convention par le requérant.
La même icône (stylo) est disponible sur la ligne du document et dans sa fiche.
Envoyer le PDF
L’icône avion sur la ligne envoie la convention en pièce jointe, sans signature en ligne. C’est la voie de repli pour un client qui préfère signer avec Acrobat ou sur papier ; dans ce cas, téléversez la version signée reçue dans le Centre.
Relancer
Une convention envoyée mais pas encore signée ne se renvoie pas : la prochaine étape du parcours devient Relancer. Le client reçoit un rappel générique (« un ou plusieurs documents sont en attente de signature de votre part ») avec le bouton de son portail. Verrou de 24 h entre deux relances. Voir Relancer un client.
Convention à deux signataires (co-requérant) : le parcours montre une ligne par signataire — signé le … ou en attente — avec son propre Relancer (le rappel part sur le portail de cette personne, verrou de 24 h par signataire), et sur la ligne du co-requérant Retirer tant qu’il n’a pas signé. Ajouter la signature de … apparaît sous une convention partie au requérant seul quand le projet a un co-requérant avec courriel. Voir Plusieurs requérants.
Retirer la convention
Retirer (poubelle), sur la ligne ou dans la fiche, archive la convention : elle disparaît du parcours et du Centre, l’historique est conservé. Possible tant que la convention n’est pas signée. Selon le moment :
- Avant l’envoi — rien n’a atteint le client : la convention disparaît, vous en générez une autre.
- Envoyée, pas signée — elle disparaît du portail du client et sa demande de signature est annulée : un requérant qui aurait encore l’écran de signature ouvert obtient « Ce document a été retiré par l’inspecteur ». Prévenez-le si nécessaire.
- Co-signée, une signature sur deux — possible, avec un avertissement : la signature déjà donnée est annulée avec la demande (l’historique la garde). Si c’est le signataire que vous voulez changer, préférez Retirer ou Ajouter sur la ligne du co-requérant.
- Signée — impossible : une convention signée est un contrat, elle reste consultable et téléchargeable par les deux parties.
Quand retirer
- Vous devez la modifier — Lumos n’attache qu’une seule convention par inspection. Changer de modèle (APCHQ → AIBQ), ajouter une annexe oubliée (copropriété divise), corriger un montant : retirer + générer à nouveau.
- L’inspection est annulée avant la signature.
- Erreur d’envoi — mauvais requérant ou mauvaises options.
Effets
- Le client n’est pas notifié ; s’il avait reçu le courriel, la convention disparaît simplement de son portail. À vous de l’informer si nécessaire.
- La soumission liée n’est pas touchée : les deux documents sont indépendants.
- Vous pouvez générer une nouvelle convention avec Soumission et/ou convention dans ① (décochez la soumission si elle existe déjà).
Le retrait est définitif côté parcours. Avant de retirer, ouvrez la convention avec Voir et téléchargez le PDF si vous voulez en conserver une copie hors Lumos.
Modifier une convention sans la retirer
Vous ne pouvez pas modifier une convention générée. Elle est figée à la création. Toute modification passe par retirer + générer à nouveau : la convention est un document contractuel, et chaque version doit être tracée par un nouvel envoi.