Gérer une facture émise
La facture finale se gère depuis le Centre des documents du projet, étape ③ Facture du parcours de l’inspection. Cette page décrit chaque action, les statuts possibles, et la procédure pour modifier ou retirer une facture.
Où retrouver la facture
Sur la carte de l’inspection (onglet Inspections), la pastille Facture indique l’état — à créer, brouillon, dans le portail, payée — et un clic ouvre le Centre sur cette inspection. Dans le parcours, l’étape ③ Facture montre son état et ses boutons ; Voir tout déplie la ligne complète avec ses icônes, et un clic sur le nom ouvre sa fiche.
Les actions
Voir
Ouvre le PDF de la facture dans un nouvel onglet, tel que le client le lit dans son portail. Lecture seule. Utile pour vérifier ce qui est transmis ou pour télécharger la facture pour vos archives.
Modifier
Le crayon rouvre la fenêtre d’édition : ajouter, retirer ou modifier des articles, recalculer les taxes et le total, ajuster les notes ou les instructions de paiement. Le PDF est régénéré à chaque enregistrement. Possible jusqu’à ce que la facture soit marquée payée.
Rendre disponible dans le portail
La facture est créée en brouillon ; rien n’est envoyé tant que vous ne cliquez pas Rendre disponible. Le bouton ouvre le courriel « Votre facture est disponible », construit sur votre modèle de courriel de facture (Réglages → Facturation), avec le destinataire, l’objet et le texte modifiables. Un seul courriel part, sans pièce jointe : le client ouvre la facture dans son portail et la retrouve sous Vos documents. La facture ne se signe pas.
Après une modification, cliquez Rendre disponible à nouveau si vous voulez prévenir le client : le portail montre toujours la dernière version, mais Lumos n’envoie pas de courriel de lui-même.
Marquer payée
Une fois la facture dans le portail, le bouton Marquer payée apparaît sur l’étape ③. C’est un geste manuel : Lumos ne suit pas les paiements, c’est à vous de confirmer quand vous avez reçu l’argent. Une petite fenêtre demande confirmation ; la facture passe à Payée et le mandat est complété.
Retirer
Retirer (poubelle), sur la ligne ou dans la fiche, annule la facture : elle disparaît du parcours, du Centre et du portail du client ; l’historique est conservé. Possible tant qu’elle n’est pas payée.
À utiliser pour une erreur qu’une modification ne corrige pas (mauvais requérant), ou pour un mandat annulé sans montant dû.
Le retrait est définitif côté parcours. Avant de retirer, ouvrez la facture avec Voir et téléchargez le PDF si vous voulez en conserver une copie hors Lumos.
Statuts de la facture
- Brouillon — créée, PDF généré, rien d’envoyé. Modifiable.
- Dans le portail — rendue disponible ; le client a reçu le courriel et la voit dans son portail (consultée une fois ouverte, visible dans le fil d’activité).
- Payée — vous l’avez marquée payée. Statut manuel et final.
Lumos n’a pas de statut « En retard » : le suivi des délais reste sous votre responsabilité, avec les instructions de paiement que vous communiquez.
Le paiement se fait hors Lumos
Lumos ne traite pas de paiements. Le client paie par le canal indiqué dans vos Instructions de paiement par défaut — comptant le jour de l’inspection, virement Interac, virement bancaire, chèque. Quand vous constatez le paiement, vous marquez la facture payée.