Le fil d’activité d’un projet
La vue Fil d’activité du Centre des documents reconstitue, jour par jour, tout ce qui s’est passé sur le projet côté documents. Elle répond à « qu’est-ce qui s’est passé sur ce dossier ? » et sert de trace en cas de désaccord avec un client.
Ce qui est journalisé
Chaque ligne porte l’heure, le type d’événement, le document concerné et, quand elle est connue, la personne à l’origine de l’action :
- Projet créé
- Document créé ou généré (soumission, convention, facture, rapport, fichier téléversé)
- Document envoyé au client, et l’état du courriel (livré, rebondi, signalé comme indésirable) quand il est connu
- Document ouvert ou téléchargé par le client dans son portail, ouvert pour signature (soumission, convention ou préalables consultés sans signature)
- Document signé, payé
- Demande de documents envoyée, document demandé, déposé, accepté, refusé (avec le motif)
- Relance envoyée (par vous, ou par Lumos pour l’automatique)
- Lien du portail créé, envoyé, régénéré, révoqué ; portail ouvert par le client
- Message envoyé à l’inspecteur depuis le portail, avec son sujet
- Document retiré du Centre
Qui est l’acteur
Trois acteurs possibles : l’inspecteur (vous ou un membre de votre équipe), le client (identifié par son courriel) et Lumos pour ce qui est automatique.
« Historique reconstitué »
À l’arrivée du Centre des documents, Lumos a reconstitué l’historique de vos projets existants à partir des dates déjà connues (date d’envoi, de signature, d’ouverture du rapport). Ces lignes portent la mention Historique reconstitué : elles sont exactes à la date près, mais ne portent pas le détail d’un événement vécu en direct (courriel exact, nombre d’ouvertures).
Lire le fil
- Les journées sont classées de la plus récente à la plus ancienne ; Aujourd’hui et Hier sont nommés.
- Le bouton Charger plus en bas remonte plus loin dans le temps.
- Le fil ne s’efface pas : retirer un document conserve son historique.