Le Centre des documents d’un projet
Le Centre des documents est l’onglet d’un projet où vivent tous les documents qui circulent entre vous et votre client :
- les documents du mandat, générés par Lumos pour une inspection : soumission, convention de service, préalables BNQ (AIBQ), annexes, norme de pratique, facture ;
- le rapport d’inspection, partagé depuis l’onglet Inspections (il n’est pas généré ici, mais son état s’y lit) ;
- les documents fournis par le client (déclaration du vendeur, certificat de localisation, comptes de taxes…) ;
- les fichiers que vous téléversez vous-même.
Chaque document a un statut et un historique horodaté. Rien n’est envoyé en pièce jointe : le client lit, signe et dépose tout dans son portail client.
Y accéder
Ouvrez un projet, puis l’onglet Centre des documents à côté de Inspections. Une pastille jaune sur l’onglet compte les documents qui attendent une action de votre part. Le raccourci Centre des documents des Actions rapides fait la même chose.
Sur la carte d’une inspection (onglet Inspections), les documents du mandat apparaissent en pastilles — Soumission · signée, Convention · envoyée, Facture · à créer… La carte ne crée, n’envoie et ne retire plus rien : cliquer une pastille ouvre le Centre sur cette inspection.
La barre d’actions
| Bouton | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Générer | Crée les documents d’un mandat (soumission, convention, facture). Si le projet a plusieurs inspections, choisissez d’abord laquelle. |
| Demander au client | Ouvre la demande de documents (cases, échéance, relance automatique). Voir Demander des documents au client. |
| Lien du portail | Ouvre la fenêtre du lien sécurisé : copier le lien ou l’envoyer par courriel. Voir Le lien sécurisé du client. |
| Téléverser | Ajoute un fichier au dossier du projet (type, titre facultatif, PDF/DOC/DOCX/JPEG/PNG jusqu’à 50 Mo). |
Les quatre compteurs sous la barre résument le dossier : À faire de mon côté, En attente du client, Complétés, Refusés. Ils ne comptent que les documents qui existent (générés, reçus ou téléversés) ; les documents encore à créer n’entrent pas dans le compte.
La vue « Par inspection » (par défaut)
Une fiche par inspection, avec son parcours en trois étapes et, pour chacune, une ligne d’intro qui dit quoi faire. La prochaine étape est calculée et son bouton se trouve sur l’étape concernée.
① Générer
Un seul bouton, Soumission et/ou convention, ouvre la fenêtre Générer les documents : cochez ce que vous voulez créer pour ce mandat.
- Soumission — articles, services et prix ; taxes calculées automatiquement.
- Convention de service — la convention de votre association (APCHQ ou AIBQ, dans leurs deux éditions) avec ses options : copropriété divise (Annexe B), entreprise (Annexe E), attestation d’exécution, annexe thermographique.
- Préalables BNQ (AIBQ) — le formulaire des préalables à l’inspection, que le client signera aussi.
- Norme de pratique — le PDF de la norme professionnelle, à rendre disponible au client.
Le bouton Générer N documents crée tout en brouillon. Rien n’est envoyé : c’est l’étape suivante qui décide quoi envoyer. La date et l’heure de l’inspection se règlent dans la même fenêtre.
Chaque document généré apparaît en puce sous l’étape avec son état (Brouillon, Envoyé, Signé). Cliquez une puce pour ouvrir sa fiche.
② Envoi et signatures
La liste des documents du mandat, à cocher. Les documents signables (soumission, convention, préalables) sont marqués à signer ; les autres fichiers (norme, annexes, attestation) disponible dans le portail. Les brouillons sont cochés d’avance.
Le bouton Envoyer pour signature (N) — ou Envoyer (N) s’il n’y a rien à signer — ouvre la fenêtre Envoyer les documents : le courriel construit à partir de votre modèle de courriel de soumission (Réglages → Facturation), avec À, Objet et le texte modifiables avant l’envoi, et la liste des documents concernés. Un seul courriel part, sans pièce jointe ; le client ouvre son portail et signe ce qui doit l’être, dans l’ordre qu’il veut.
Une fois envoyé, un document n’est plus cochable : il affiche envoyé le … et, tant qu’il n’est pas signé, la prochaine étape devient Relancer (voir Relancer un client). Signé, il passe en gris avec sa date.
③ Facture
- Créer ouvre la facture finale, préremplie depuis la soumission signée ; elle est enregistrée en brouillon avec son PDF.
- Rendre disponible envoie au client le courriel « Votre facture est disponible » construit sur votre modèle de courriel de facture ; il la consulte dans son portail. La facture ne se signe pas.
- Marquer payée quand le paiement est reçu : le mandat est complété.
Sous ③, un encart aubergine suit le rapport dès qu’il est parti. Il regroupe :
- la date d’envoi et l’adresse courriel du destinataire ;
- l’état d’ouverture — ouvert le … ou pas encore ouvert ;
- les personnes qui ont reçu une confirmation d’envoi : vous, et le propriétaire du compte s’il a activé l’option.
Le rapport lui-même se partage depuis l’inspection, pas d’ici. Les confirmations n’apparaissent que pour les envois faits depuis la mise en ligne de cette fonction. Voir Suivi de consultation.
Voir tout déplie la liste complète des documents de l’inspection, avec leurs actions.
Sous les fiches, le Dossier du projet regroupe ce qui n’appartient pas à une inspection : documents demandés au client et fichiers téléversés.
Les autres vues
- Par statut — quatre blocs dans l’ordre des compteurs ; la vue de travail quand plusieurs inspections avancent en parallèle. Les documents encore à créer y figurent avec un bouton Créer.
- Fil d’activité — la chronologie de tout ce qui s’est passé sur le projet. Voir Le fil d’activité.
Les actions sur un document
Sur une ligne ou dans sa fiche (cliquez le nom) :
- Voir ouvre le document : la convention dans sa page, une soumission ou facture dans son PDF (scellé une fois signé), un fichier dans un nouvel onglet, le rapport interactif.
- Envoyer pour signature / Envoyer le PDF / Modifier / Rendre disponible selon le document et son état — les mêmes fenêtres que dans le parcours.
- Relancer (cloche) sur tout document en attente du client.
- Accepter un document déposé par le client ; Télécharger un fichier.
- Retirer : un fichier disparaît du Centre (il reste en stockage, l’historique est conservé) ; une convention est archivée, une soumission ou une facture annulée — possible tant que la convention n’est pas signée, que la soumission n’est ni signée ni facturée, et que la facture n’est pas payée.
La fiche montre aussi un aperçu quand un fichier existe, les métadonnées (type, origine, inspection, langue, dates, état du courriel), la section Lien sécurisé du client et l’historique du document.