Demander des documents au client

Plutôt que de lister les documents attendus dans un courriel, vous les demandez depuis le Centre des documents du projet. Chaque document demandé devient une ligne En attente du client avec son échéance, et le client les dépose lui-même par son lien sécurisé.

Envoyer une demande

Ouvrez le projet, puis l’onglet Centre des documents.
Cliquez sur Demander au client. Le bouton est grisé si le requérant du projet n’a pas de courriel : ajoutez-le dans la fiche du projet d’abord.
Cochez les documents attendus. Les plus courants sont proposés (déclaration du vendeur, certificat de localisation, comptes de taxes, déclaration de copropriété, rapports précédents, rapports d’experts, factures de travaux). Pour autre chose, tapez un libellé dans Autre document et cliquez Ajouter.
Choisissez l’échéance : 48 h, 5 jours, avant l’inspection (calculée depuis la date de l’inspection choisie) ou une date libre.
Laissez la relance automatique activée si vous voulez que Lumos rappelle le client sans réponse (voir ci-dessous).
Relisez le message prérempli dans la langue du lien et adaptez-le au besoin.
Cliquez Envoyer la demande. Les documents demandés appartiennent au projet (section Dossier du projet du Centre), pas à une inspection en particulier.

Ce que le client reçoit

Un courriel à votre nom (logo et nom de votre entreprise) avec votre message, la liste des documents demandés, l’échéance et le bouton Déposer mes documents. Le bouton ouvre son portail, section À faire : aucun compte à créer. Le lien sécurisé du client est créé s’il n’existait pas, et son expiration est repoussée de 90 jours.

Suivre la demande

Dans la vue Par statut, chaque document demandé apparaît dans En attente du client avec la mention Échéance ; passé la date, la ligne passe en rouge En retard.
Le compteur En attente du haut de l’onglet inclut ces documents.
Le fil d’activité enregistre l’envoi de la demande (« Demande de documents envoyée ») et une entrée par document demandé.
Dès que le client dépose un document, sa ligne passe Reçu dans À faire de mon côté : cliquez Accepter (sur la ligne ou dans la fiche) pour le classer dans Complétés. Un document que le client dit ne pas avoir passe Refusé avec son motif, visible dans la fiche ; il peut encore le déposer plus tard. Vous recevez un courriel à chaque dépôt ou refus.
Quand plus aucun document de la demande n’est en attente, la demande est considérée comme complétée.
Les fichiers reçus s’ouvrent depuis la fiche (Voir, Télécharger).

Relance automatique

Avec l’interrupteur activé, Lumos renvoie un rappel au client après 48 h sans réponse, au plus 3 fois, et s’arrête 7 jours après l’échéance. Vous pouvez le désactiver après coup dans la fiche, et relancer manuellement (bouton Relancer sur la ligne ou Relancer toute la demande dans la fiche, verrou de 24 h). Les rappels apparaissent dans le fil d’activité. Voir Relancer un client.

Retirer une demande

Ouvrez la ligne du document demandé et cliquez Retirer : le document disparaît des attentes du client et de son portail. Retirer tous les documents d’une demande la clôt.