Relancer un client
Un document en attente du client (soumission, convention ou préalables à signer, document demandé non déposé) se relance en un clic depuis le Centre des documents. Un document déjà envoyé ne se renvoie pas : on le relance. Les demandes de documents peuvent aussi se relancer toutes seules.
Relance manuelle
- Ouvrez le projet, onglet Centre des documents. Dans la vue Par inspection, quand un document envoyé attend sa signature, la prochaine étape de ② devient Relancer ; dans Par statut, la cloche est sur chaque ligne En attente du client, et aussi dans la fiche du document.
- Cliquez Relancer.
- Le client reçoit un courriel à votre image, volontairement générique : « un ou plusieurs documents sont en attente de signature de votre part » (ou « documents à fournir », ou « attendent votre action »), l’échéance s’il y en a une, et le bouton Ouvrir mon portail client. Les documents ne sont pas nommés : le client voit dans son portail tout ce qui reste à faire. Le lien sécurisé est prolongé de 90 jours à chaque relance.
Verrou de 24 heures : un document ou une demande déjà relancé depuis moins de 24 h ne peut pas l’être à nouveau ; le bouton est grisé et l’infobulle indique quand la prochaine relance devient possible. C’est une protection contre les doublons, pas une limite au nombre de relances.
Pour une demande de documents, la fiche d’un document demandé montre le bloc Demande de documents avec le bouton Relancer toute la demande : un seul courriel pour tous les documents encore attendus.
Pour une convention à deux signataires, chaque ligne de signataire du parcours a son propre Relancer : le rappel part sur le portail de cette personne seulement, et le verrou de 24 h est compté par signataire.
Relance automatique des demandes
Quand l’interrupteur Relance automatique est activé sur une demande (par défaut), Lumos envoie lui-même un rappel au client :
- après 48 h sans réponse (intervalle de la demande), puis toutes les 48 h ;
- 3 rappels au plus ;
- tant qu’il reste au moins un document attendu, que l’échéance n’est pas dépassée de plus de 7 jours et que le lien du client n’est pas révoqué.
Vous pouvez activer ou désactiver la relance automatique après coup dans le bloc Demande de documents de la fiche, qui affiche aussi le nombre de rappels automatiques déjà envoyés. Une relance manuelle ne compte pas dans les 3 rappels automatiques.
Où voir les relances
- Fiche du document : « Dernière relance » et le nombre de relances.
- Fil d’activité du projet : une entrée « Relance envoyée » par document, avec l’acteur (vous, ou « système » pour l’automatique).
- Ligne : le bouton grisé pendant 24 h après une relance.