Préparation du mandat
La préparation d’un mandat dans Lumos repose sur deux objets distincts : le projet, qui rassemble toutes les informations administratives autour d’une propriété et de son requérant, et l’inspection, qui correspond à une visite et au rapport qui en découle. Un projet peut contenir plusieurs inspections au fil du temps, par exemple une inspection initiale et une ré-inspection après travaux.
Cette distinction structure tout le chapitre. Vous créez d’abord un projet, puis vous y ajoutez une ou plusieurs inspections.
Les deux chemins de création d’un projet
Lumos propose deux façons de démarrer un projet :
- Le chemin direct : vous saisissez vous-même toutes les informations (requérant, propriété, courtier, date, langue) en une seule fois. C’est le chemin habituel.
- L’invitation au requérant : vous envoyez un lien à votre requérant pour qu’il remplisse le formulaire lui-même. Cela crée un projet « en attente d’approbation » que vous validez ensuite.
Voir Créer un projet et Inviter le requérant à remplir lui-même.
Les deux chemins de création d’une inspection
Une fois le projet créé, vous y ajoutez une inspection via le bouton + Nouvelle Inspection. Le bouton ouvre un menu à deux options :
- Préparer une soumission (recommandé) — Lumos vous fait choisir un gabarit, configurer la soumission et la convention de service, puis envoyer l’ensemble au requérant. L’inspection est créée à l’envoi du courriel. C’est le chemin qui sécurise la relation contractuelle avant la visite.
- Créer l’inspection (rapide) — Lumos vous fait simplement choisir un gabarit et l’inspection est créée immédiatement, vide, sans soumission ni convention. C’est le chemin pour les cas particuliers où vous gérez la soumission et la convention en dehors de Lumos.
Voir Démarrer une inspection avec soumission et Démarrer une inspection sans soumission.
Les éléments à préparer en parallèle
Trois autres éléments tournent autour du mandat :
- Le carnet de Contacts — chaque projet est rattaché à au moins un contact (le requérant). Le carnet stocke aussi les agents immobiliers, vendeurs, courtiers et autres partenaires. Voir Le carnet de Contacts.
- Le suivi de la soumission — une fois la soumission envoyée, Lumos affiche son statut (en attente, signée) sur l’inspection, et bascule la convention en pièce jointe permanente du dossier. Voir Suivi de la soumission.
- Le calendrier — toute inspection planifiée apparaît dans la vue Calendrier, avec des filtres par statut et un branchement vers vos applications de calendrier externes. Voir Planifier la visite et utiliser le calendrier.
Pré-requis
Avant de démarrer votre premier projet, assurez-vous que votre profil et votre entreprise sont configurés (Mon Profil > Personnel et Entreprise), ainsi que vos modèles de contrat et de courriel (Configuration Entreprise). Sinon, vos premières soumissions partiront avec des informations manquantes ou un visuel générique. Voir Préparer Lumos avant votre première inspection.