Suivi de la soumission

Une fois les documents envoyés pour signature, Lumos vous donne une visibilité directe sur l’avancement : sur la carte de l’inspection et dans le Centre des documents. Cette page explique ce que vous voyez et ce que vous pouvez faire à chaque étape.

Côté requérant

Votre requérant reçoit un seul courriel, sans pièce jointe : le texte de votre modèle de courriel de soumission (variables remplies : entreprise, adresse, date et heure, montant, délai de rapport…), la liste des documents concernés et le bouton Ouvrir mon portail client.

Dans son portail, section À faire, il signe en ligne la soumission, la convention de service et, pour l’AIBQ et l’APCHQ, les préalables — dans l’ordre qu’il veut. Chaque signature lui rend aussitôt une copie scellée, que vous recevez aussi par courriel. Voir Le portail client.

Côté Lumos

Sur la carte de l’inspection

Sous l’en-tête de la carte, une pastille par document du mandat : Soumission · envoyée, Convention · signée, Préalables · brouillon, Facture · à créer. Gris pointillé = à créer, ambre = brouillon, bleu = envoyé, vert = signé ou payé ; un point rouge signale un courriel rebondi. Cliquer une pastille ouvre le Centre des documents sur cette inspection.

Dans le Centre des documents

La vue Par inspection montre le parcours : ① Générer avec l’état de chaque document, ② Envoi et signatures avec, pour chaque document envoyé, envoyé le … puis signé le …, et la prochaine étape calculée. Le fil d’activité enregistre l’envoi, l’ouverture pour signature (acteur « client ») et la signature.

Statuts d’un document signable : brouillon → envoyé (vu une fois ouvert dans le portail) → signé le ….

Quand tout est signé

Les copies scellées sont archivées dans le Centre (Voir ouvre la copie signée) ; le requérant garde les siennes dans son portail. La prochaine étape du parcours devient Créer la facture.

Si le requérant ne répond pas

Un document envoyé ne se renvoie pas : la prochaine étape du parcours devient Relancer. Le requérant reçoit un rappel générique (« un ou plusieurs documents sont en attente de signature de votre part ») avec le bouton de son portail, au plus une fois par 24 h. Voir Relancer un client. Vous pouvez aussi le contacter directement.

Et la facture finale

Une fois la soumission signée, l’étape ③ Facture propose Créer : la facture reprend les articles de la soumission et applique vos taxes et notes par défaut. Elle ne se signe pas ; vous la rendez disponible dans le portail. Le détail est couvert dans le Chapitre 11 — Facturation.

Voir aussi

• Démarrer une inspection avec soumission — la génération et l’envoi
• Configuration Entreprise > Soumission & Facture — les modèles de courriel utilisés
• Créer une facture — la facture finale après inspection