La soumission et sa signature en ligne

La soumission est gérée entièrement dans Lumos : génération, envoi, approbation, signature, archivage. Comme la convention, elle se signe en ligne dans le portail client. Cette page décrit son cycle et ce que voit votre requérant.

Ce qu’est la soumission

La soumission, c’est le devis :

• Une table d’articles avec quantité, prix unitaire et total par ligne.
• Un sous-total, les taxes (TPS 5 % + TVQ 9,975 % au Québec) et le TOTAL.
• L’identité de votre entreprise (logo, coordonnées, numéros TPS, TVQ, NEQ).
• Les références internes (numéro de soumission, numéro de contrat, date).
• Une zone de signature où le requérant appose sa signature.
• Une date d’acceptation.

Lumos génère ce document dynamiquement à partir des données du projet et de votre profil, au format PDF.

Générer et envoyer la soumission

Dans le Centre des documents, ① Générer → Soumission et/ou convention crée la soumission en brouillon (articles, prix, taxes). Tant qu’elle est en brouillon, Modifier (crayon) rouvre la fenêtre d’édition et Voir montre son PDF. Dans ② Envoi et signatures, cochez-la et cliquez Envoyer pour signature : vous relisez le courriel (votre modèle de soumission, texte modifiable) et un seul courriel part, sans pièce jointe, avec le bouton Ouvrir mon portail client.

Comment le requérant signe la soumission

Le requérant clique sur le bouton du courriel. Il arrive dans son portail client, section À faire, et clique Signer sur la soumission, présentée en clair. Pour signer :

1. Il coche qu’il a lu la soumission et consent à la signer électroniquement.
2. Il retape son adresse courriel (celle à laquelle la soumission a été envoyée).
3. Il trace sa signature à la souris ou au doigt, ou choisit Taper mon nom si le tracé est difficile sur son appareil.
4. Il valide. La soumission passe au statut Signée, la date de signature est enregistrée, et il peut immédiatement télécharger sa copie signée. Cette copie reste téléchargeable depuis son portail.

C’est rapide et léger — pas de compte à créer, pas d’outil tiers. Les anciens liens de signature envoyés avant le portail continuent de fonctionner : ils ouvrent la même page dans le portail.

Ce que Lumos enregistre pour la valeur juridique de la signature (LCCJTI) : le contenu de la soumission figé à la première ouverture, l’adresse retapée, l’adresse IP et le navigateur, l’heure, l’image de la signature, et une empreinte SHA-256 du tout, imprimée sur une page de certificat ajoutée au PDF scellé.

Côté Lumos pendant l’attente

Tant que le requérant n’a pas signé, la pastille Soumission de la carte d’inspection indique envoyée et, dans le Centre, la ligne de ② dit envoyé le …. Elle n’est plus cochable : la prochaine étape du parcours devient Relancer — un rappel générique (« un ou plusieurs documents sont en attente de signature de votre part ») avec le bouton du portail, au plus une fois par 24 h. Voir Relancer un client. Voir ouvre le PDF de la soumission tel qu’envoyé.

Ce qui se passe à la signature

Quand le requérant signe :

• La soumission passe au statut Signée le DD/MM/AAAA.
• Un PDF scellé est produit : la soumission telle que figée, la signature, la date d’acceptation et la page de certificat (signataire, IP, navigateur, heures, empreinte).
• Le PDF reste archivé dans le projet, accessible à tout moment depuis le Centre des documents ; le requérant garde la sienne dans son portail.

Vous recevez un courriel Lumos avec la copie signée en pièce jointe, le requérant aussi. Le fil d’activité du projet enregistre l’ouverture pour signature et la signature (acteur « client »).

Le PDF de la soumission

Le PDF généré porte plusieurs informations utiles :

• Branding — votre logo, vos couleurs, vos coordonnées en en-tête.
• Informations légales — numéros TPS / TVQ / NEQ en pied de page.
• Articles — chaque ligne avec sa description, sa quantité, son prix unitaire et son total.
• Calcul des taxes — TPS 5 % + TVQ 9,975 %, calcul automatique sur le sous-total.
• Signature — dessinée par le requérant à l’écran, intégrée au PDF.
• Date d’acceptation — horodatée à la signature.

C’est un document que le requérant peut conserver pour ses archives, et que vous pouvez imprimer ou archiver pour vos dossiers comptables.

Lien avec la facture finale

Une fois la soumission signée, l’étape ③ Facture du parcours propose Créer. La facture reprend les articles de la soumission signée, applique vos taxes et notes par défaut, et devient le document fiscal officiel ; elle ne se signe pas, elle est rendue disponible dans le portail.

Le détail du flux de facturation est couvert dans le Chapitre 11 — Facturation.

Modification de la soumission après signature

Une fois la soumission signée, elle est figée et ne peut plus être retirée. Si vous devez modifier le prix (la portée change, une option a été oubliée), retirez la convention si elle n’est pas signée, puis générez une nouvelle soumission et une nouvelle convention pour une nouvelle inspection, ou ajustez le montant directement sur la facture finale, qui reste modifiable tant qu’elle n’est pas payée.

Voir 10.6 Gérer une convention attachée.

Voir aussi

• 10.0 Vue d’ensemble — la distinction soumission / convention
• 10.6 Gérer une convention attachée
• Suivi de la soumission — le suivi pas à pas
• Chapitre 11 — Facturation — la facture finale