La soumission et sa signature en ligne
Si la convention de service se signe hors Lumos, la soumission elle est gérée entièrement dans Lumos : envoi, approbation, signature, archivage. Cette page décrit le cycle de la soumission et ce que voit votre requérant.
Ce qu’est la soumission
La soumission, c’est le devis :
- Une table d’articles avec quantité, prix unitaire et total par ligne.
- Un sous-total, les taxes (TPS 5 % + TVQ 9,975 % au Québec) et le TOTAL.
- L’identité de votre entreprise (logo, coordonnées, numéros TPS, TVQ, NEQ).
- Les références internes (numéro de soumission, numéro de contrat, date).
- Une zone de signature où le requérant appose sa signature.
- Une date d’acceptation.
Lumos génère ce document dynamiquement à partir des données du projet et de votre profil, au format PDF.
Comment le requérant signe la soumission
Le requérant clique sur le lien de la soumission dans le courriel de soumission. Il accède à une page Lumos qui présente la soumission en clair, avec un bouton ou une zone pour signer. Il dessine sa signature à la souris ou au doigt (sur mobile/tablette), puis valide. La soumission passe alors au statut Signée et la date de signature est enregistrée.
C’est rapide et léger — pas de compte à créer, pas de téléchargement, pas d’outil tiers. Toute la mécanique est dans Lumos.
Côté Lumos pendant l’attente
Tant que le requérant n’a pas signé, la soumission apparaît sur la fiche d’inspection avec :
- Le montant total (par exemple « 1 379,70 $ »).
- Le statut En attente de signature.
Vous pouvez :
- Voir le PDF de la soumission tel qu’envoyé (icône œil).
- Renvoyer le courriel au requérant (icône avion) si vous voulez relancer.
Lumos n’envoie pas de relance automatique — c’est à vous de décider quand relancer.
Ce qui se passe à la signature
Quand le requérant signe :
- La soumission passe au statut Signée le DD/MM/AAAA.
- Le PDF est mis à jour pour inclure la signature manuscrite et la date d’acceptation.
- Le PDF reste archivé dans le projet, accessible à tout moment.
Vous pouvez recevoir une notification courriel (selon votre configuration dans Notifications) ou simplement constater le changement au prochain accès à la fiche.
Le PDF de la soumission
Le PDF généré porte plusieurs informations utiles :
- Branding — votre logo, vos couleurs, vos coordonnées en en-tête.
- Informations légales — numéros TPS / TVQ / NEQ en pied de page.
- Articles — chaque ligne avec sa description, sa quantité, son prix unitaire et son total.
- Calcul des taxes — TPS 5 % + TVQ 9,975 %, calcul automatique sur le sous-total.
- Signature — dessinée par le requérant à l’écran, intégrée au PDF.
- Date d’acceptation — horodatée à la signature.
C’est un document que le requérant peut conserver pour ses archives, et que vous pouvez imprimer ou archiver pour vos dossiers comptables.
Lien avec la facture finale
Une fois l’inspection terminée, le bouton Créer la facture finale apparaît sur la fiche d’inspection. La facture reprend les articles de la soumission signée, applique vos taxes et notes par défaut, et devient le document fiscal officiel.
Le détail du flux de facturation est couvert dans le Chapitre 11 — Facturation.
Modification de la soumission après signature
Une fois la soumission signée, elle est figée. Si vous devez modifier le prix (par exemple parce que la portée change ou parce qu’une option a été oubliée), la procédure est :
- Retirer la convention attachée à l’inspection.
- Renvoyer une nouvelle soumission avec les bons articles et la convention adaptée.
Voir 10.6 Gérer une convention attachée.
Bouton « Voir la facture » sur la ligne soumission
Sur la fiche d’inspection, la ligne soumission affiche un bouton dont le libellé est « Voir la facture ». Ce libellé est trompeur : le bouton ouvre en réalité la soumission, pas la facture finale (la facture est créée séparément après l’inspection). C’est un point d’amélioration UI qu’on a noté côté produit.
Voir aussi
- 10.0 Vue d’ensemble — la distinction soumission / convention
- 10.6 Gérer une convention attachée
- Suivi de la soumission — le suivi pas à pas
- Chapitre 11 — Facturation — la facture finale