Signature de la convention par le requérant
La convention de service est un contrat légal. Aujourd’hui, Lumos ne propose pas la signature en ligne de la convention dans son interface. Cette page explique comment la signature se passe en pratique, et ce que vous attendez du requérant.
Comment Lumos prépare la convention
Au moment où vous envoyez la soumission, Lumos joint au courriel le PDF de la convention :
- Pré-rempli avec votre identité (entreprise, affiliations, numéros), celle du requérant (nom, adresse), la propriété (adresse, type), la date d’inspection et le montant.
- Au format PDF — une à plusieurs pages selon le modèle (le formulaire AIBQ pré-rempli compte typiquement sept pages, par exemple).
- Avec les annexes éventuelles que vous avez cochées (Annexe B Copropriété divise, attestation d’exécution).
Le requérant reçoit ce PDF en pièce jointe du courriel de soumission.
Comment le requérant signe — deux options pratiques
Option 1 — Signature électronique avec Adobe Acrobat (ou équivalent)
Adobe Acrobat (gratuit dans sa version Reader) propose un outil Remplir et signer qui permet d’apposer une signature électronique directement sur un PDF, sans imprimer. C’est aujourd’hui la méthode la plus courante :
- Le requérant ouvre le PDF dans Acrobat Reader.
- Il choisit Remplir et signer (ou équivalent dans son lecteur PDF).
- Il dessine ou tape sa signature, l’ajoute aux endroits prévus.
- Il enregistre le PDF signé.
- Il vous renvoie le PDF par courriel.
D’autres outils équivalents fonctionnent : Aperçu sur macOS, lecteur PDF de Microsoft Edge, applications de signature mobile, etc.
Option 2 — Impression, signature manuscrite, retour numérisé
Le requérant peut aussi imprimer la convention, la signer à la main, puis :
- Vous la scanner et vous l’envoyer par courriel.
- Vous la photographier et vous l’envoyer par message.
- Vous la remettre en main propre au moment de l’inspection.
Cette voie reste valide juridiquement, et certains requérants la préfèrent.
Ce que vous faites de votre côté
Une fois que vous recevez la convention signée du requérant :
- Conservez-la dans vos archives (votre courriel, votre dossier client, votre système d’archivage). Lumos n’archive pas automatiquement la version signée que vous recevez par retour.
- Mettez à jour votre dossier interne — par exemple en téléversant le PDF signé dans le projet Lumos via la zone de téléversement de documents (voir Démarrer une inspection avec soumission).
- Confirmez avec le requérant que vous avez bien reçu le document avant la visite.
La convention signée doit idéalement être en votre possession avant la visite. En cas de désaccord ou de litige, c’est ce document qui prouve que les conditions ont été acceptées. Si une situation exceptionnelle vous oblige à inspecter avant signature, documentez le contexte et obtenez la signature dans les plus brefs délais.
Statut affiché dans Lumos
Sur la fiche d’inspection, la convention apparaît avec la mention « Jointe le DD/MM/AAAA » (la date d’envoi du courriel). Lumos ne suit pas l’état de signature de la convention puisque cette signature se fait hors application. C’est à vous de tenir à jour votre dossier interne quand le retour signé arrive.
La signature en ligne dans Lumos — feuille de route
La signature en ligne de la convention directement dans Lumos est sur la feuille de route produit. Quand cette fonctionnalité sortira, vous pourrez :
- Envoyer un lien de signature au requérant.
- Voir l’état de la signature en temps réel dans Lumos.
- Archiver automatiquement la version signée dans le projet.
Pour l’instant, seule la soumission peut être signée et approuvée en ligne dans Lumos. La convention reste sur le canal Acrobat / impression.
Cas particuliers
Plusieurs requérants (couple, indivision)
Quand la convention concerne plusieurs requérants (par exemple un couple acheteur), tous les requérants doivent signer. La convention est alors envoyée à un seul courriel principal, et le requérant principal coordonne les signatures avec les autres parties prenantes avant de vous renvoyer le document complet.
Requérant à distance
Si le requérant est à l’étranger ou indisponible avant la visite, la signature électronique via Acrobat reste la voie la plus rapide. La signature peut aussi être faite par un mandataire désigné (notaire, courtier, parent) si une procuration le prévoit — discutez avec le requérant en cas de doute.
Signature en personne le jour de l’inspection
Si la signature préalable n’a pas pu être obtenue, certains inspecteurs font signer la convention sur place avant de commencer l’inspection. Ce n’est pas la pratique idéale (le requérant n’a pas pu lire la convention à tête reposée), mais reste une option de dernier recours.