Signature de la convention par le requérant

La convention de service est un contrat légal. Les conventions d’association (APCHQ et AIBQ, dans leurs deux éditions) se signent en ligne dans le portail client, avec la même preuve que la soumission ; les préalables à l’inspection (formulaire AIBQ, ou formulaire générique de Lumos pour l’APCHQ) se signent de la même façon. Cette page décrit ce parcours, et les voies de repli (Acrobat, impression) si un requérant les préfère.

Comment Lumos prépare la convention

Quand vous cliquez Générer dans le Centre des documents (① du parcours de l’inspection), Lumos crée le PDF de la convention en brouillon :

• Pré-rempli avec votre identité (entreprise, affiliations, numéros), celle du requérant (nom, adresse), la propriété (adresse, type), la date d’inspection et le montant.
• Au format PDF — une à plusieurs pages selon le modèle (le formulaire AIBQ pré-rempli compte typiquement sept pages, par exemple).
• Avec les annexes éventuelles que vous avez cochées (Annexe B Copropriété divise, attestation d’exécution).

Rien n’est encore envoyé.

Envoyer la convention pour signature

Dans ② Envoi et signatures, cochez la convention (et la soumission, les préalables ou tout autre document du mandat à envoyer en même temps) puis cliquez Envoyer pour signature. Vous relisez le courriel, construit sur votre modèle de soumission, puis un seul courriel part — sans pièce jointe — avec le bouton Ouvrir mon portail client. Le requérant signe dans son portail, dans l’ordre qu’il veut. L’icône avion sur la ligne du document reste disponible pour envoyer simplement le PDF en pièce jointe, sans signature en ligne.

Si le projet a un co-requérant avec une adresse courriel, la fenêtre du courriel affiche une ligne Signatures demandées avec les deux noms : la case du co-requérant est cochée d’office. Il reçoit alors son propre courriel et son propre portail pour signer la convention (voir Plusieurs requérants). Décochez-la pour que le requérant principal signe seul.

Comment le requérant signe dans le portail

1. Il lit la convention, affichée en entier dans son portail (ou l’ouvre dans un nouvel onglet). Le PDF est figé à cette première ouverture : ce qu’il lit est exactement ce qu’il signera.
2. Il coche qu’il a lu la convention et consent à la signer électroniquement.
3. Il retape son adresse courriel (celle à laquelle la convention a été envoyée).
4. Il tape ses initiales : Lumos les appose dans les cases d’initiales prévues par votre association et au bas de chaque page.
5. Il trace sa signature (ou choisit Taper mon nom) et valide.

Lumos remplit alors les cases de signature, de nom et de date du requérant principal, aplatit le formulaire pour qu’il ne soit plus modifiable, et ajoute une page de certificat : signataire, adresse retapée, adresse IP, navigateur, heures d’ouverture et de signature, empreinte SHA-256 du document. Le requérant télécharge sa copie immédiatement et la retrouve dans son portail.

Vous recevez un courriel Lumos avec la copie scellée en pièce jointe ; le requérant reçoit la sienne à votre image — un courriel par document signé.

Les préalables à l’inspection (AIBQ, APCHQ)

Si vous avez généré les préalables à l’inspection avec la convention, ils apparaissent eux aussi dans À faire du portail avec un bouton Signer. Avant la signature, une étape Vos préparatifs demande au requérant ce qu’il accepte :

1. Accessibilité — il s’assure que les endroits à examiner seront accessibles (obligatoire).
2. Interruption de courant — accepte ou refuse.
3. Activation des appareils en l’absence des propriétaires — accepte, ou refuse pour certains appareils en indiquant lesquels et pourquoi (le champ « Appareils à ne pas activer et motifs » est toujours visible ; obligatoire en cas de refus).
4. Si applicable — syndicat de copropriété et locataires informés.

Ses réponses sont cochées dans le formulaire. Sur le formulaire AIBQ, un refus entraîne en plus sa signature sur la ligne prévue à cet effet ; sur le formulaire générique (APCHQ), il n’y a que des cases accepte / refuse et une seule signature au bas de la page. Le reste du parcours (consentement, courriel, initiales, signature, copie scellée) est identique à la convention.

Voies de repli — Acrobat ou impression

Certains requérants préfèrent signer hors ligne. Envoyez alors le PDF avec l’icône avion :

• Acrobat Reader (gratuit) : Remplir et signer, puis retour par courriel. Aperçu sur macOS, Microsoft Edge ou une application mobile font aussi l’affaire.
• Impression : signature manuscrite, puis scan, photo ou remise en main propre.

Dans ce cas, conservez la version signée reçue (téléversez-la dans le Centre des documents du projet) et confirmez sa réception au requérant avant la visite. Lumos n’archive pas automatiquement un retour hors ligne.

Statut affiché dans Lumos

La pastille Convention de la carte d’inspection et le parcours du Centre passent par brouillon, envoyée (ou vue une fois ouverte dans le portail) et signée le …. Une convention à deux signataires affiche signée 1/2 tant qu’une signature manque. Un document envoyé n’est plus cochable : la prochaine étape devient Relancer. Le fil d’activité enregistre l’ouverture pour signature et la signature (acteur « client »). Une convention envoyée seulement en pièce jointe reste envoyée : téléversez le retour signé dans le Centre quand il arrive.

Ce que Lumos conserve

Pour la valeur juridique de la signature (LCCJTI) : la copie figée du PDF, les initiales, l’image de la signature, l’adresse retapée, l’adresse IP, le navigateur, les heures et l’empreinte SHA-256, recalculable à partir de ces éléments. La convention custom (rédigée dans Lumos) n’est plus proposée : seules les conventions d’association se signent en ligne.

Cas particuliers

Plusieurs requérants (couple, indivision)

Quand la convention concerne deux requérants (un couple acheteur, par exemple), ajoutez le second comme co-requérant du projet (fiche du projet, avec son adresse courriel). À l’envoi pour signature, chacun reçoit son propre courriel et son propre portail ; ils signent dans l’ordre qu’ils veulent, chacun pour sa partie (« Client 1 » et « Client 2 » de votre formulaire d’association).

Tant qu’une signature manque, rien n’est scellé : le premier signataire voit « Signée par vous — en attente du co-requérant » dans son portail, et le parcours du Centre affiche signée 1/2 avec une ligne par signataire (Relancer celui qui manque). Dès la seconde signature, Lumos scelle une seule copie portant les deux signatures, les deux jeux d’initiales et un certificat qui décrit les deux signataires ; chacun la reçoit par courriel et la retrouve dans son portail, et vous recevez la vôtre.

Deux gestes de secours, sur la ligne du co-requérant dans le parcours : Retirer annule sa demande (la convention se complète avec la signature du requérant principal ; si elle est déjà là, le scellement est immédiat) ; Ajouter la signature de … apparaît quand la convention est partie au requérant seul et que le projet a depuis un co-requérant avec courriel. Seule la convention se signe à deux : la soumission et les préalables restent au requérant principal.

Requérant à distance

Si le requérant est à l’étranger ou indisponible avant la visite, la signature dans le portail depuis son téléphone reste la voie la plus rapide. La signature peut aussi être faite par un mandataire désigné (notaire, courtier, parent) si une procuration le prévoit — discutez avec le requérant en cas de doute.

Signature en personne le jour de l’inspection

Si la signature préalable n’a pas pu être obtenue, certains inspecteurs font signer la convention sur place avant de commencer l’inspection. Ce n’est pas la pratique idéale (le requérant n’a pas pu lire la convention à tête reposée), mais reste une option de dernier recours.

Voir aussi

• 10.1 La convention de service comme contrat légal
• 10.5 La soumission et sa signature en ligne
• 10.6 Gérer une convention attachée