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Livraison du rapportSuivi de consultation et suivis post-livraison

Suivi de consultation et suivis post-livraison

Une fois votre rapport partagé, trois moments structurent le suivi : la confirmation que le rapport est bien parti, le moment où le requérant l’ouvre pour la première fois, et la période de questions qui peut suivre. Cette page explique ce que Lumos fait pour vous et ce qui reste de la communication classique.

La confirmation d’envoi

Dès que vous envoyez un rapport, Lumos vous envoie un courriel de confirmation : à qui le rapport est parti, la date et l’heure, le numéro de l’inspection, et un lien vers le projet. Vous n’avez pas à revenir dans l’application pour vérifier que le geste a bien abouti.

Cette notification est activée par défaut et se désactive dans Paramètres > Notifications, sous « Un rapport a été envoyé au client ».

Si vous travaillez en équipe, le propriétaire du compte peut choisir de recevoir une copie de chaque confirmation, quel que soit l’inspecteur qui envoie. Le réglage est le sien — voir Notifications.

L’encart de suivi dans le Centre des documents

Dans le Centre des documents, vue Par inspection, un encart aubergine apparaît sous l’étape ③ (facture) dès que le rapport est parti. Il rassemble en un coup d’œil :

  • la date d’envoi et l’adresse courriel du requérant ;
  • l’état d’ouverture : ouvert le … ou pas encore ouvert ;
  • la liste des personnes qui ont reçu une confirmation — « xxx@exemple.com a été notifié ».

C’est la vue de référence quand vous vous demandez où en est un rapport. La carte de l’inspection, dans la page du projet, en reprend l’essentiel sur une ligne.

La notification de première ouverture

Lumos peut vous envoyer un courriel dès que votre requérant ouvre le rapport pour la première fois. C’est votre signal que la livraison a été reçue et que le requérant est en train de consulter.

Cette notification est activable / désactivable dans Paramètres > Notifications, sous l’option « Votre client a ouvert son rapport ». Activée par défaut sur un compte neuf. Voir Notifications.

Vous recevez le courriel à votre courriel de connexion (pas votre courriel professionnel). C’est purement informatif, le requérant n’est pas notifié que vous avez vu sa visite.

Pourquoi cette notification est utile

Trois usages courants :

  • Gérer le moment d’une relance. Si vous comptiez relancer un requérant qui ne répond pas, et que vous voyez qu’il vient juste d’ouvrir le rapport, vous laissez passer 24 ou 48 heures avant d’envoyer un message.
  • Préparer une conversation. Si vous savez que votre requérant a consulté le rapport, vous pouvez vous attendre à des questions et préparer vos réponses sur les constats les plus complexes.
  • Tracer la prise de connaissance. Sur les inspections sensibles, savoir quand le requérant a accédé au rapport peut être utile en cas de litige sur les délais.

Aucune notification d’ouvertures suivantes

Lumos ne vous notifie que pour la première ouverture. Si votre requérant revient consulter le rapport plus tard (le lien étant permanent, c’est tout à fait possible), vous n’êtes pas notifié à chaque visite.

C’est volontaire pour éviter le bruit. Lumos n’enregistre d’ailleurs que cette première ouverture du rapport, et ne compte pas les visites suivantes : elle marque le rapport vu dans le Centre des documents, apparaît dans le fil d’activité du projet, et l’encart de suivi du rapport (Centre des documents, vue Par inspection) indique ouvert le … ou pas encore ouvert. Le fil d’activité garde aussi ce que le requérant fait dans son portail : ouverture du portail, documents ouverts, téléchargés, signés ou déposés. Dans son portail, le requérant retrouve le rapport dans la carte Votre rapport d’inspection — qui n’apparaît qu’une fois le rapport partagé — avec le bouton Ouvrir le rapport et son code d’accès. Une question ? Il peut vous écrire avec Contacter l’inspecteur depuis son portail : vous recevez le message par courriel.

Suivis et questions post-livraison

Lumos n’offre pas, à ce jour, de messagerie dans l’application pour les questions post-livraison. Le bouton Contacter l’inspecteur du portail vous transmet le message du requérant par courriel ; la suite de la conversation passe par les canaux classiques : courriel, téléphone, en personne.

En pratique :

  • Votre requérant répond au courriel que vous lui avez envoyé pour partager le rapport, ou utilise vos coordonnées affichées dans la carte de l’inspecteur présente dans la sidebar du rapport (téléphone, courriel professionnel).
  • Vous gérez la conversation hors Lumos.
  • Si la question implique une modification du rapport (correction d’une coquille, précision d’un constat), vous retournez dans l’éditeur d’inspection, vous corrigez, et Lumos met à jour le rapport interactif et le PDF en direct. Pas besoin de re-partager : le lien et le code d’accès restent les mêmes, et votre requérant verra les mises à jour à sa prochaine visite.

Que faire si le rapport doit être substantiellement révisé

Si vous devez modifier le rapport après la livraison initiale (par exemple suite à une question du requérant qui révèle un constat à reformuler), gérez le scénario en deux temps :

  1. Modifiez le rapport dans l’éditeur d’inspection. Les changements sont visibles immédiatement dans le rapport interactif et dans le PDF téléchargeable.
  2. Prévenez votre requérant par courriel que le rapport a été mis à jour, avec un mot expliquant la nature de la modification. Le lien reste le même.

Pour les modifications majeures (par exemple ajout d’une nouvelle visite avec un nouveau constat), considérez plutôt de créer une nouvelle inspection dans le projet et de partager le nouveau lien comme mise à jour. Cela conserve une trace claire de la version initiale.

Voir aussi

Dernière mise à jour le
L'expérience côté requérantGestion de vos projets — vue d'ensemble