Ce que voit le requérant
Comprendre ce que reçoit votre requérant aide à anticiper ses questions. Cette page décrit le courriel de facture et la facture dans le portail, du point de vue du requérant.
L’arrivée du courriel
Quand vous cliquez Rendre disponible dans le portail, le requérant reçoit un courriel avec :
- Expéditeur — le nom de votre entreprise, depuis l’adresse d’envoi de Lumos.
- Répondre à — le courriel de votre profil (Réglages → Profil). Quand il clique Répondre, sa réponse vous arrive directement.
- Objet — par défaut « Votre facture est disponible — adresse de la propriété », modifiable avant l’envoi.
L’en-tête à votre image
En haut, votre logo sur un trait de couleur. Cet en-tête donne immédiatement un signal de confiance et de professionnalisme.
Le corps du courriel
Le texte de votre Modèle de courriel de facture (chapitre 11.3), tel que vous l’avez relu avant l’envoi : accueil, rappel de l’inspection (adresse, date), montant total taxes incluses, modalités de paiement, invitation à poser des questions, votre signature. Puis la mention de la facture disponible et le bouton Ouvrir mon portail client.
Aucune pièce jointe : la facture n’est pas dans le courriel, elle est dans le portail. C’est voulu — le portail montre toujours la dernière version, et le requérant retrouve tous ses documents au même endroit.
La facture dans le portail
Le bouton ouvre son portail client (aucun compte à créer). La facture apparaît sous Vos documents avec la mention Disponible ; Voir ouvre le PDF, l’icône de téléchargement l’enregistre. Le PDF porte votre logo, le mot FACTURE, le bloc FACTURER À, les références (Facture #, Contrat #, Date), les articles, les taxes, le TOTAL et vos numéros TPS / TVQ / NEQ.
Il n’y a rien à signer : la facture se lit, se télécharge, se paie.
Comment le requérant paie
Lumos n’offre pas de page de paiement. Le requérant paie par les moyens de vos instructions de paiement : virement Interac, virement bancaire, argent comptant le jour de l’inspection, chèque. Une fois le paiement effectué, vous le constatez de votre côté et vous marquez la facture payée dans le Centre des documents (chapitre 11.5).
Poser une question
Le requérant peut répondre au courriel, ou utiliser Contacter l’inspecteur dans son portail (sujet libre et message) : vous recevez le message par courriel et votre réponse lui parvient directement.
Si le requérant ne paie pas
Lumos ne relance pas une facture automatiquement. Selon votre politique : renvoyez le courriel avec Rendre disponible à nouveau, ou contactez le requérant directement.