Le portail client d’un projet

Le portail client est la page unique, par projet et par client, où votre client retrouve tout son dossier : ce qu’il doit signer, ce qu’on lui demande, ses documents, son rapport, et un moyen de vous écrire. Il y accède avec un lien sécurisé reçu par courriel, sans créer de compte, depuis n’importe quel appareil.

Ce que le client voit

À l’ouverture, une courte page de chargement au logo Lumos (« Chargement de votre portail client pour votre compagnie… »), puis :

À gauche (ou en haut sur téléphone) : votre logo ou nom de compagnie, votre affiliation et votre numéro RBQ s’ils sont dans votre profil ; Votre dossier avec l’adresse, la date de l’inspection et une pastille d’état (Rapport disponible, N actions à faire, Inspection à venir…) ; la navigation par sections ; et Votre inspecteur : votre nom, le bouton Contacter l’inspecteur, votre téléphone et votre courriel.
Où en est votre dossier : la progression du mandat en étapes — Mandat signé, Documents à fournir (s’il y a eu une demande), Inspection réalisée, Rapport remis — avec ce qui est fait, ce qui l’attend (jaune) et ce qui vient.
À faire : les documents à signer (bouton Signer), les documents que vous lui avez demandés (zone de dépôt, Je ne l’ai pas), et Ajouter un autre document pour un fichier que vous n’aviez pas demandé.
Votre rapport d’inspection : une carte sombre avec Ouvrir le rapport et le code d’accès à copier. Elle n’apparaît que lorsque vous avez partagé le rapport, jamais avant.
Vos documents : la liste de tout ce qui est disponible (copies signées, fichiers rendus disponibles, documents reçus), filtrable Tous / Signés / Reçus, avec Voir et un bouton de téléchargement.
Détails de l’inspection : date et heure, adresse, type de propriété, numéro de dossier, statut (Prévue jusqu’à la date, puis Réalisée).

Les brouillons, les documents retirés et les fichiers que vous n’avez pas envoyés n’apparaissent pas.

Envoyer le lien

Le lien part de lui-même avec chaque envoi du Centre des documents (envoi pour signature, facture rendue disponible, demande de documents, relance) : chaque courriel porte le bouton Ouvrir mon portail client. Le bouton Lien du portail du Centre permet aussi de copier le lien ou de l’envoyer seul. Voir Le lien sécurisé du client.

Signer un document

Le client clique Signer sur la soumission, la convention de service ou les préalables BNQ. Il lit le document en entier, coche son consentement, retape son courriel (celui du lien), tape ses initiales pour une convention ou des préalables, puis trace sa signature ou tape son nom. Il télécharge aussitôt sa copie scellée et la retrouve dans Vos documents ; vous recevez la vôtre par courriel. Pas d’ordre imposé entre les documents.

Quand la convention a deux signataires, le co-requérant a son propre portail (même dossier, même liste de documents) et ne voit dans À faire que sa propre signature. La soumission et les préalables restent au requérant principal : depuis le portail du co-requérant ils se lisent seulement, avec la mention « En attente de la signature du requérant ». Le premier à signer voit « Signée par vous — en attente du co-requérant » ; la copie scellée arrive aux deux dès la seconde signature.

Pour les préalables BNQ (AIBQ), une étape Vos préparatifs précède la signature : accessibilité des lieux, interruption de courant, activation des appareils (avec la liste des appareils à ne pas activer en cas de refus), syndicat et locataires informés. Ses réponses sont reportées aux bons endroits du formulaire, et sa signature apposée sur la ligne du refus le cas échéant. Voir Signature de la convention par le requérant.

Déposer un document

Le client glisse un fichier dans la zone de dépôt du document demandé (ou clique pour parcourir), ou utilise Ajouter un autre document en choisissant le type et un titre.
La première fois dans une session, le portail lui demande de retaper son courriel : c’est la vérification prévue avant toute action qui écrit dans le dossier.
Le fichier doit être un PDF, JPEG, PNG ou HEIC de 25 Mo au plus ; une barre de progression s’affiche, puis le document passe à Reçu. Un fichier renommé (par exemple un .zip nommé .pdf) est rejeté avec une explication.
S’il n’a pas le document, Je ne l’ai pas demande un motif ; le document passe à Refusé, vous voyez le motif dans le Centre, et Finalement je l’ai rouvre la zone de dépôt s’il le retrouve.

Vous recevez un courriel à chaque dépôt ou refus. Dans le Centre, le document reçu apparaît dans À faire de mon côté avec le bouton Accepter.

Contacter l’inspecteur

Le bouton Contacter l’inspecteur ouvre une fenêtre Écrire à votre prénom : un sujet libre et un message (2 000 caractères), votre téléphone en rappel. Après confirmation de son courriel, vous recevez le message par courriel (gabarit Lumos) ; répondre à ce courriel répond directement au client. Le fil d’activité du projet enregistre « Message envoyé à l’inspecteur : « sujet » ». Cinq messages par heure au plus par lien.

Ce que le portail journalise

Ouvertures du portail, consultations et téléchargements, ouvertures pour signature, signatures, dépôts, refus et messages apparaissent dans le fil d’activité du projet, avec l’acteur « client ».