Archivage et accès historique des factures

Lumos conserve toutes vos factures émises pour la durée de votre compte. Cette page décrit où les retrouver, comment naviguer dans vos archives, et les bonnes pratiques pour assurer un suivi comptable solide.

Accès par projet et inspection

Chaque facture reste rattachée à l’inspection dans laquelle elle a été créée et au projet parent. Pour retrouver une facture, vous passez par :

Projets dans la barre latérale principale.
Le projet concerné (par adresse, numéro, ou via la recherche).
L’inspection associée.
La fiche d’inspection, qui affiche la facture sous la soumission signée.

Sur la fiche d’inspection, l’icône œil sur la ligne facture ouvre le PDF dans un nouvel onglet pour consultation ou téléchargement.

Pas de page consolidée multi-projets

Comme pour les conventions et soumissions (chapitre 10.7), Lumos ne propose pas aujourd’hui de vue transversale qui regrouperait :

Toutes vos factures émises sur une période.
Toutes vos factures impayées.
Toutes vos factures payées et le total facturé.
Une vue par requérant.

L’accès reste par projet et inspection. Pour une vue d’ensemble, vous parcourez la liste de vos projets ou exportez les données vers votre système comptable.

Statuts et filtrage côté projets

La page Projets offre des filtres et une recherche pour retrouver un projet :

Par adresse de la propriété.
Par nom du requérant.
Par statut (En cours, Complété, Archivé).
Par date d’inspection ou de création.

Une fois le projet trouvé, vous accédez à l’inspection puis aux documents.

Conservation et durée

Lumos garde vos factures pour la durée de votre compte. Tant que votre abonnement reste actif :

Les PDF restent accessibles via l’icône œil sur la fiche d’inspection.
Les statuts (Envoyée, Payée) sont préservés.
L’historique des modifications n’est pas exposé, mais la version courante l’est toujours.

Bonnes pratiques de sauvegarde

Lumos est votre source vivante, mais une copie hors Lumos sécurise votre comptabilité :

Téléchargement systématique

Téléchargez le PDF de chaque facture émise et conservez-la dans votre système d’archivage habituel :

Dossier comptable annuel (Drive, Dropbox, dossier local).
Logiciel de comptabilité (QuickBooks, Sage, Acomba).
Pochette papier si vous tenez encore une comptabilité manuelle.

Suivi parallèle des paiements

Le statut « Payée » dans Lumos est utile pour le suivi rapide, mais un suivi comptable plus rigoureux passe par :

Le rapprochement avec votre relevé bancaire ou votre journal des e-transferts.
Une fiche client dans votre logiciel comptable.
Une liste des comptes à recevoir mise à jour mensuellement.

Backup avant modification

Avant de modifier une facture déjà envoyée, téléchargez la version actuelle. Lumos ne conserve pas l’historique des versions de la facture — la modification écrase la précédente.

Exporter pour la fin d’année

Pour la fin d’exercice fiscal, vous parcourrez vos projets de l’année et téléchargerez chaque facture. Lumos ne propose pas (encore) d’export en lot ou de génération de relevé annuel automatique. Si vous avez un volume important, votre logiciel comptable est l’outil approprié pour la consolidation.

Limitations actuelles

Pour ajuster vos attentes :

Pas de vue consolidée multi-projets des factures.
Pas d’export en lot des PDF.
Pas d’historique des modifications d’une facture.
Pas de statut « En retard » automatique.
Pas d’intégration directe avec un logiciel comptable externe.

Une page de gestion centralisée des factures est sur la liste des évolutions possibles, sans engagement de date.